Viajes de trabajo, reuniones con clientes en otra ciudad, ferias y convenciones… todo eso suena muy bien para el crecimiento de tu negocio.
Pero, si hablamos de viáticos y gastos de viaje, hay un detalle que no puedes pasar por alto: el momento correcto para acreditar el IVA.
Un paso en falso aquí, y podrías perder el derecho a acreditar el impuesto… o peor, enfrentarte a observaciones del SAT.
En Ipao Asesores sabemos que este tema suele generar dudas —y no es para menos—, así que vamos a desmenuzarlo para que sepas cuándo y cómo acreditar el IVA correctamente, y cómo nuestra asesoría puede ahorrarte dolores de cabeza.
Primero, ¿qué son los viáticos y gastos de viaje?
Aunque la Ley del IVA no define estos conceptos, podemos guiarnos por otras fuentes oficiales y prácticas:
- Viáticos: todos los gastos necesarios para cumplir con una comisión de trabajo: transporte local, hospedaje, alimentación, propinas, lavandería, internet, llamadas, etc.
- Gastos de viaje: de acuerdo con la interpretación de la Ley del ISR, abarcan hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de autos y pago de kilometraje.
En pocas palabras: viáticos y gastos de viaje son muy parecidos, y ambos implican desembolsos que pueden llevar IVA acreditable… siempre y cuando cumplas con las reglas.
💡 Tip Ipao Asesores: La clave no está solo en pagar, sino en probar documentalmente que ese gasto es deducible y que el IVA fue efectivamente pagado.
El dilema: ¿cuándo puedo acreditar el IVA?
Aquí es donde muchos emprendedores y gerentes se confunden.
La Ley del IVA (Artículo 5 fracción III) dice que para poder acreditar el impuesto, este debe estar efectivamente pagado en el mes correspondiente.
Pero, ¿qué pasa con los viáticos?
Veamos los dos casos más comunes.
1️⃣ Cuando entregas efectivo al trabajador
Si le das a tu colaborador dinero en efectivo antes del viaje para cubrir gastos, en ese momento no puedes acreditar el IVA.
¿Por qué? Porque el pago todavía no es a un proveedor, sino un adelanto al empleado. El servicio (hotel, transporte, comidas) aún no se ha prestado.
Ejemplo real:
Una empresa de transporte entrega $5,000 en efectivo a un chofer para un viaje. El chofer gasta en hoteles y comidas durante varios días.
El IVA se acredita en la fecha en que se paga cada servicio, según lo indique la factura. Por eso es fundamental que en la factura se anote la fecha de pago.
📌 Consejo Ipao Asesores: No basta con tener la factura; hay que poder demostrar con documentos (y fechas) que el IVA se pagó en ese momento.
2️⃣ Cuando se paga con tarjeta de crédito empresarial
Aquí las reglas cambian.
Si el gasto se hace con tarjeta de crédito, el IVA se acredita en el momento en que se realiza el cargo a la tarjeta, sin esperar a que la empresa pague el estado de cuenta.
Esto está en el último párrafo del Artículo 1-B de la Ley del IVA:
si el pago es con tarjeta, se considera pagado cuando el proveedor recibe la autorización de cobro.
No todo se acredita: límites y deducciones
Incluso si el IVA es acreditable, la Ley del ISR impone topes a los gastos deducibles:
| Concepto | Tope nacional | Tope extranjero | Condiciones |
|---|---|---|---|
| Alimentación | $750 diarios | $1,500 diarios | Debe acompañarse de comprobante de hospedaje o transporte. |
| Uso o goce de autos | $850 diarios | $850 diarios | Igual que en alimentación. |
| Hospedaje | Sin límite | $3,850 diarios | Debe acompañarse comprobante de transporte. |
Además:
- El viaje debe ser fuera de un radio de 50 km del domicilio fiscal.
- La persona que gasta debe tener relación laboral con la empresa.
Cómo evitar problemas y ganar tranquilidad
El manejo del IVA en viáticos no es un tema para dejar al azar.
Errores comunes que vemos en auditorías internas:
- Facturas sin fecha de pago registrada.
- Gastos fuera de los topes deducibles.
- Viáticos otorgados a personas sin relación laboral.
- Falta de conciliación entre comprobantes y estados de cuenta.
En Ipao Asesores, ayudamos a nuestros clientes a:
- Diseñar políticas claras de viáticos.
- Revisar y validar comprobantes antes de contabilizar.
- Aplicar el acreditamiento de IVA en el momento correcto.
- Evitar pérdidas de deducciones por incumplir requisitos.
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En Ipao Asesores te damos acompañamiento contable preventivo y personalizado para que viajes tranquilo y tu empresa cumpla sin riesgos.
Conclusión
En resumen:
- Efectivo: acredita el IVA cuando se pague el servicio (según fecha en la factura).
- Tarjeta de crédito: acredita el IVA cuando se hace el cargo.
- Siempre: respeta los topes de deducción y conserva la evidencia documental.
Cumplir con estas reglas te evitará sanciones y te permitirá aprovechar al máximo el acreditamiento del IVA.
Y recuerda: no se trata solo de cumplir, sino de administrar inteligentemente cada peso que inviertes en tu equipo.
En Ipao Asesores estamos para que tu empresa crezca con seguridad, cumpliendo con las disposiciones fiscales y maximizando beneficios.
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