Si tienes empleados, hay una obligación fiscal que a veces pasa desapercibida, pero que es clave para evitar sanciones y mantener la deducibilidad de los salarios: inscribir a tus trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), así como avisar su suspensión o reanudación cuando terminan o retoman una relación laboral.
En Ipao Asesores lo decimos siempre: cumplir no es solo “por obligación”, es una estrategia para blindar tu negocio de problemas futuros.
Por qué es tan importante cumplir con esta obligación
El Artículo 99, fracción V, de la Ley del ISR obliga al patrón a inscribir en el RFC a toda persona que contrate para prestar servicios subordinados. Este registro:
- Te permite deducir los salarios de manera válida ante el SAT.
- Te habilita para acreditar el subsidio al empleo entregado a tus trabajadores.
- Demuestra que tu empresa opera bajo estándares fiscales correctos.
💡 Dato clave: Si no registras a un trabajador, el SAT podría desconocer esos salarios como deducibles y, además, imponerte multas que van desde $4,480 hasta $13,430 pesos. Incluso, en casos graves, podrían aplicarse sanciones penales.
Cuándo inscribir a un trabajador
Debes inscribir a un trabajador solo si nunca antes ha estado en el RFC. Para ello, el SAT dispone del trámite 40/CFF “Inscripción al RFC de trabajadores”, que puedes hacer en línea o de manera presencial.
Documentos y datos que necesitarás:
- CURP del trabajador.
- Nombre completo.
- Fecha de ingreso.
- Tipo de ingreso.
- RFC del patrón.
- Correo y teléfono del trabajador o del patrón.
📌 Tip de Ipao Asesores: Si contratas a varios empleados de una sola vez (5 o más), puedes aprovechar el Programa de inscripciones masivas exprés para ahorrar tiempo.
Cuándo NO inscribir, pero sí reanudar
Si el trabajador ya cuenta con RFC, no se inscribe de nuevo. En su lugar, deberías presentar el aviso de reanudación de actividades.
Aquí es donde muchas empresas fallan: cuando un trabajador deja un empleo, el patrón anterior no presenta la suspensión y el nuevo patrón no puede reanudarlo. Esto complica el cumplimiento y puede generar inconsistencias en el SAT.
Solución: Llevar un control interno estricto y trabajar con un despacho contable que se asegure de presentar suspensiones y reanudaciones en tiempo y forma.
Suspender actividades cuando termina la relación laboral
Cuando un trabajador se separa de la empresa, debes presentar el Aviso de suspensión de actividades (Ficha 75/CFF). Esto evita problemas si en el futuro el trabajador es contratado por otra empresa y debe reanudar actividades.
Datos necesarios para la suspensión:
- RFC y CURP del trabajador.
- Nombre completo.
- Fecha de suspensión.
- RFC del patrón.
- Tipo de ingreso.
📣 CTA intermedio: En Ipao Asesores implementamos protocolos internos de alta, baja y reanudación de trabajadores para que nunca pierdas deducibilidad ni enfrentes sanciones por descuidos administrativos.
Las consecuencias de no cumplir
El Código Fiscal de la Federación establece que no inscribir a un trabajador, hacerlo tarde o no presentar suspensiones puede derivar en:
- Multas de $4,480 a $13,430 pesos por cada incumplimiento.
- Posibles sanciones penales de hasta 3 años de prisión en casos graves.
En un negocio, esto no solo significa pérdida de dinero, sino también desgaste, auditorías y pérdida de reputación ante clientes y proveedores.
Cómo Ipao Asesores te ayuda a cumplir sin preocupaciones
En nuestro despacho nos encargamos de:
- Altas y bajas en el RFC de forma puntual y documentada.
- Reanudaciones para empleados con RFC previo.
- Conciliación de movimientos para evitar inconsistencias ante el SAT.
- Asesoría continua para que tus nóminas sean 100% deducibles.
Con nosotros, tus obligaciones fiscales laborales estarán siempre al día, y tú podrás enfocarte en hacer crecer tu negocio.
Conclusión
La inscripción, suspensión y reanudación de trabajadores no es un trámite burocrático más: es una parte fundamental para la salud fiscal de tu empresa.
Cumplir con estas obligaciones protege tu deducibilidad, evita multas y te da tranquilidad.
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