Revisión de las disposiciones actuales y de las prácticas patronales sobre constancias de sueldos y salarios**
La llegada de un nuevo año siempre trae dudas fiscales para las empresas: uno de los temas que más confunde a patrones y empleados es el de las constancias de salarios. Con frecuencia escuchamos preguntas como:
¿Debo seguir entregándolas a mis trabajadores?
¿Qué obligaciones tengo en 2025?
¿Sirven para la declaración anual ante el SAT?
Este artículo te explica qué está ocurriendo con las constancias de salarios en 2025, cómo influyen las normas actuales, qué pueden hacer las empresas y cómo asegurarte de cumplir fiscalmente sin complicaciones.
📌 1. ¿Qué eran las constancias de salarios?
Hasta antes de 2014, el Artículo 118 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) obligaba a los patrones a entregar constancias de remuneraciones pagadas y retenciones efectuadas a sus trabajadores cada año, a más tardar el 31 de enero. Estas constancias detallaban:
- Salarios pagados
- ISR retenido durante el año
- Otros conceptos sujetos a retención
Además, podían elaborarse tanto en Formato 37 como mediante la Declaración Informativa Múltiple (DIM) que se presentaba en febrero de cada año.
📆 2. ¿Qué cambió desde 2014 y cuál es la situación en 2025?
A partir de la reforma fiscal de 2014:
✅ Se eliminó la obligación de entregar constancias físicas o impresas.
❌ Ya no existe la obligación legal de que el patrón entregue constancias de salarios al trabajador.
¿Por qué?
Porque ahora la información fiscal relevante sobre pagos y retenciones se genera automáticamente a través del CFDI de Nómina con Complemento de Nómina, que es un comprobante electrónico que documenta cada pago de salarios ante el SAT.
Es decir: la autoridad ya recibe la información fiscal de forma digital y detallada directamente de los comprobantes emitidos durante el año.
📌 Esto significa que en 2025:
- No hay una obligación legal específica de expedir constancias físicas de salarios.
- El SAT ya tiene la información fiscal de ingresos y retenciones mediante CFDI de nómina correctamente timbrados.
🤔 3. Entonces… ¿qué documento deberían usar trabajadores y patrones para 2025?
La realidad práctica ha evolucionado. Hoy:
📄 CFDI de Nómina con Complemento de Nómina
Este comprobante electrónico:
- Documenta cada pago de salarios y prestaciones.
- Incluye percepciones, deducciones y retenciones de ISR.
- Está timbrado por el SAT, por lo que es válido ante la autoridad.
✅ Para muchos empleados, consultar y descargar estos CFDI de nómina es equivalente a tener su constancia anual, porque reflejan claramente cuánto se pagó y cuánto se retuvo.
👍 Pueden hacerlo directamente desde el portal del SAT o con ayuda de su patrón.
👉 Importante: incluso si no se entrega una constancia tradicional, la obligación de emitir un CFDI de nómina por cada pago sí existe — y es la base de toda transparencia y cumplimiento fiscal.
📊 4. ¿Qué pasa si un trabajador quiere un resumen anual?
Aunque no hay obligación de entregar constancias físicas como antes, muchas empresas optan por:
📌 Emitir un reporte individualizado para cada colaborador, donde se consolidan:
- Percepciones totales del año
- Deducciones y retenciones de ISR
- Otros conceptos relevantes (bonos, vales, etc.)
Este documento, si bien no es una obligación formal, puede ser un valioso servicio al colaborador para:
✔ Comparar con su declaración anual.
✔ Solicitud de créditos o trámites financieros.
✔ Orden personal de sus ingresos y retenciones.
📌 En estos casos siempre es crítico que los datos del reporte coincidan con los CFDI de nómina timbrados ante el SAT, ya que esa es la información que la autoridad reconoce oficialmente.
👥 5. ¿Qué confusiones hay en la práctica?
Todavía hoy existen dudas frecuentes:
❓ “Mi trabajador me pide la constancia como antes… ¿debo dársela?”
➡️ No existe una obligación fiscal formal de hacerlo.
➡️ Sí es buena práctica facilitarles un resumen si lo solicitan, siempre respaldado por CFDI válidos.
❗ “¿Eso significa que ya no necesitamos hacer nada anual?”
➡️ No. Las empresas sí deben emitir cada CFDI de nómina correctamente durante todo el año. El acumulado de esos documentos es lo que sirve como respaldo fiscal real ante el SAT.
🧾 6. ¿Cómo acceder a los ingresos y retenciones como trabajador?
Los trabajadores pueden:
🔍 Consultar sus recibos de nómina directamente en el Visor de Nómina del SAT usando su RFC y contraseña o e.firma, donde encontrarán todos los CFDI de nómina timbrados por sus patrones.
📥 Descargar estos comprobantes para su archivo o uso en la declaración anual.
📌 7. Recomendaciones para empresas en 2025
Para evitar confusiones, conflictos o quejas de empleados:
✅ Revisa que todos tus CFDI de Nómina estén timbrados correctamente.
➡️ El timbrado es lo que valida ante el SAT cada pago de salarios.
✅ Utiliza el Visor de Nómina del SAT para verificar que los registros de ingresos y retenciones coincidan con tus sistemas internos.
✅ Ofrece un resumen voluntario al trabajador si lo solicita, respaldado por los CFDI fiscalmente válidos.
📊 8. Beneficios de seguir buenas prácticas aunque no haya una obligación legal
Hacer este esfuerzo no es solo un gesto de atención al colaborador, sino que también:
✔ Refuerza la transparencia contable.
✔ Reduce errores en declaraciones anuales.
✔ Evita discrepancias con los datos del SAT.
✔ Mejora la satisfacción y confianza del equipo.
📍 9. Caso práctico: resumen anual voluntario vs CFDI de nómina
👉 Imagina que una empresa decidió no entregar constancias impresas, pero hizo lo siguiente:
✔ Emitió todos los CFDI de nómina correctamente.
✔ Compartió con cada trabajador un resumen de percepciones y retenciones basado en esos CFDI.
✔ Explicó a cada colaborador cómo descargar sus comprobantes del portal del SAT.
📌 Resultado:
🔹 Los empleados pudieron comprobar sus ingresos y retenciones ante el SAT.
🔹 La empresa evitó confusiones y fortaleció su reputación interna.
🔹 No hubo discrepancias entre sus reportes y lo registrado ante la autoridad.
🔍 10. Conclusión
👉 En 2025, los patrones ya no están obligados a entregar constancias de salarios impresas o en Formato 37.
📍 Lo que sí importa es que:
- Emitan correctamente el CFDI de Nómina con Complemento de Nómina por cada pago.
- Verifiquen que esa información se vea reflejada correctamente en el Visor de Nómina del SAT.
- Si un trabajador solicita un resumen anual, lo respalden con CFDI fiscales válidos.
🎯 Aunque la ley ya no los obliga a elaborar constancias impresas, las mejores prácticas fiscales siempre suman: facilitan la vida de tus colaboradores y fortalecen la percepción de profesionalismo de tu empresa.
📞 Llamado a la acción — ¿Necesitas apoyo para cumplir en 2025?
👉 Ipao Asesores puede ayudarte a:
✔ Revisar que tus CFDI de nómina estén correctamente timbrados.
✔ Preparar reportes claros y respaldados para tus empleados.
✔ Evitar inconsistencias con el SAT.
✔ Asegurar que tu empresa esté siempre al día con sus obligaciones fiscales.
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