El 19 de abril de 2022 el Servicio de Administración Tributaria (SAT) publica en su página de Internet una actualización a los catálogos del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), en su versión 3.3, considerados actualizados al 18 de abril de 2022.
En el catálogo c_TipoRelacion se extendió la fecha de fin de vigencia de las siguientes relaciones, pudiéndose así continuar utilizando hasta el 30 de junio de 2022:
08 – Factura generada por pagos en parcialidades 09 – Factura generada por pagos diferidos
Originalmente, la conclusión de la vigencia de estas claves estaba prevista para el 30 de abril de 2022, pero dada la prórroga inicial para continuar utilizando el CFDI 3.3 hasta el 30 de junio de 2022, el uso de estas claves también fue extendido.
Posteriormente, el uso del CFDI 3.3. se extendió hasta el 31 de diciembre de 2022; sin embargo, el uso de estas relaciones no ha sido extendido, y su fecha de fin de vigencia en el catálogo continúa indicando 30 de junio de 2022, por lo que estas relaciones ya no están vigentes.
Estas relaciones se utilizaron para documentar la recepción de pagos antes de que iniciara el uso del complemento para recepción de pagos, por lo que estas claves tienen un uso muy limitado en la actualidad, y ya no tienen cabida en la versión 4.0 del CFDI.
Por tanto, desde el 1 de julio de 2022 el uso de estas claves ha sido eliminado, salvo que la autoridad extienda su uso en la próxima actualización de catálogos, que sería lo más lógico.
Aunque estas claves no tienen tanto uso, es importante que a nivel de sistemas se prevea que estas relaciones ya no están vigentes a fin de evitar cualquier problema en la emisión de los CFDI. También es importante revisar las prácticas vigentes en las empresas en materia de relación de CFDI para asegurarse que este tipo de relaciones ya no se estén utilizando.
Con la Reforma a la subcontratación laboral (outsourcing) las personas deben identificar que han cumplido las obligaciones correspondientes en la materia. Para identificar si se han cumplido las obligaciones en materia de la subcontratación, se presenta la siguiente lista que sirve de guía general para hacer una revisión de la empresa y si se han aplicado correctamente las obligaciones. Pudieran existir algunas obligaciones adicionales dependiendo del caso particular, pero en la generalidad de casos, estos puntos sirven de guía.
Obligaciones por cumplir
De manera general, se comparten las diversas obligaciones que han de cumplirse en materia de la reforma para la subcontratación.
Obligación
Actualización de estatutos sociales
Registro en el REPSE
Trámites de modificación registro patronal ante IMSS e INFONAVIT (en su caso)
Actualización de actividades en el IMSS
Actualización de actividades en el SAT
Modificación de contratos
Revisión de conceptos de facturación
Preparación de medios para identificar a trabajadores con la empresa (uniformes, gafetes, etcétera). Aplicable a proveedores.
Documentación fiscal que entregar a clientes o que recibir por parte del proveedor.
Mecanismo para hacer llegar esa documentación fiscal al cliente o para recibirlo.
Documentación al IMSS. Aplicable a Proveedores.
Documentación al INFONAVIT Aplicable a Proveedores.
Modificación en conceptos de recibos de nómina
Control interno de tiempos asignados por cada trabajador a cada cliente (para el CFDI de nómina)
Trámite de sustitución patronal (en su caso)
Avisos al INFONACOT (en su caso)
Actualización de trabajadores en el RFC (en su caso)
Constituir la Comisión de Seguridad en la empresa que tiene los trabajadores
Implementación de la NOM-035
Implementación de controles y cumplimiento de obligaciones en materia de Prevención de Lavado de Dinero (PLD)
Alta en el padrón estatal de contribuyentes para efectos del Impuesto sobre Nómina de la localidad
Aviso a juzgado y beneficiario(a) de pensión alimenticia por cambio de patrón
Uno de los requisitos del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en su versión 4.0 es que debe indicarse el régimen fiscal del receptor del comprobante; es decir, el régimen fiscal del cliente.
Para cumplir con este requisito es de suma importancia conocer los criterios de validación de este dato.
Parámetros de validación
La matriz de errores del CFDI 4.0, documento que contiene los parámetros de validación de estos documentos, contempla los siguientes criterios de validación:
Régimen fiscal del emisor: El régimen fiscal que se registre en este atributo debe corresponder con el tipo de persona del emisor.
Régimen fiscal el receptor: El régimen fiscal que se registre en este atributo debe corresponder con el tipo de persona del receptor.
Al referirse a que debe corresponder “con el tipo de persona del receptor” significa que el régimen debe corresponder con el tipo de persona ya sea un régimen de persona física o uno de persona moral.
Esto quiere decir que no se trata de validar que el régimen del receptor sea exactamente aquel en que está registrado, sino que basta que sea uno que corresponda al tipo de persona que es.
Relación con el Uso del CFDI
Ahora bien, esto no quiere decir que se pueda colocar cualquier régimen según el tipo de persona, pues no se debe perder de vista que el campo “Uso del CFDI” (donde se define qué uso tiene ese comprobante) depende del régimen fiscal registrado para el emisor.
Por ejemplo, si en un comprobante se define el “uso del CFDI” como “G03 – Gastos en general”, se tiene que no cualquier régimen de persona física receptora es aceptado para ese uso. El régimen que está excluido prácticamente de cualquier “uso” de tipo “gasto” es el régimen “605 – Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios”; es decir, no será posible emitir un CFDI que tenga como uso ’03 – Gastos en general’ si el régimen del receptor es el de sueldos.
Esto es así porque la propia validación del campo “UsoCFDI” señala que: “La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (física o moral) y el régimen correspondiente conforme al catálogo c_UsoCFDI”.
En el catálogo c_UsoCFDI se incluye una columna de Régimen Fiscal del Receptor, que indica cuáles son los regímenes permitidos para cada “uso”.
Por esta razón, no se sugiere que los regímenes se utilicen de manera indiscriminada, sino que se busque contar con la información precisa de los clientes, receptores de estos documentos.
Extranjeros
Sabiendo que existe una estrecha relación entre el régimen fiscal del receptor y el uso que se le dará al CFDI, es necesario abordar la duda de cuál régimen fiscal se utiliza cuando el receptor es un extranjero.
Al respecto, se sabe que cuando se factura a un cliente extranjero, se debe utilizar la clave genérica de Registro Federal de Contribuyentes (RFC) XEXX010101000.
En este sentido, la Guía de Llenado del CFDI 4.0 establece que “cuando se trate de operaciones con residentes en el extranjero y se registre el valor “XEXX010101000” en este campo [régimen fiscal del receptor] se debe registrar la clave ‘616’ Sin obligaciones fiscales”.
Ahora bien, la clave 616 solamente acepta los siguientes usos de CFDI:
S01 Sin efectos fiscales
CP01 Pagos
Sugerencia
Por lo anterior, es muy importante que en la programación de los sistemas de facturación se contemple el régimen fiscal y el uso de CFDI que se deben utilizar cuando se facture a un cliente extranjero utilizando el RFC genérico.
En las empresas, una duda frecuente tiene que ver con la manera en que deben tratarse los recibos de caja.
La duda se debe a la incorporación de los comprobantes de pago para documentar los flujos de efectivo de las empresas mediante el uso del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica con complemento de pago.
¿Qué es un recibo de caja?
Un recibo de caja es un documento que las empresas utilizan para amparar el uso que se le da al efectivo, así como para indicar a la persona a la cual se le entregó.
Los movimientos de dinero no siempre tienen un efecto fiscal, ya que, en diversas ocasiones, puede salir dinero de caja para que un empleado salga de viaje y lo use en caso necesario. Si no lo usa, el dinero puede regresar a la caja, habiéndose así generado una salida y entrada del efectivo, pero sin ningún efecto fiscal.
Con respecto a cómo se deben justificar los recibos de caja y su amparo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en su documento de preguntas frecuentes del CFDI responde al cuestionamiento de la siguiente manera:
¿Cuál es la forma en que se deben manejar los recibos de caja y si estos deben ser CFDI o pueden manejarse de manera interna?
Los recibos de caja son documentos que forman parte del control interno del contribuyente, que únicamente amparan las cantidades recibidas por conceptos no identificados con operaciones susceptibles del pago de contribuciones, realizadas por el contribuyente.
Es importante mencionar, que cuando se reciban recursos monetarios relacionados con operaciones susceptibles del pago de contribuciones, se debe expedir el CFDI correspondiente, incluso se debe expedir el CFDI cuando se reciba un pago en parcialidades.
Se considera de suma importancia que las empresas analicen bien sus procesos internos de documentación y soporte de este tipo de operaciones, para asegurar el correcto cumplimiento de los requisitos documentales en los casos en que así se requiera. Además, se recomienda establecer controles internos adecuados, para la documentación y soporte de los flujos de caja que no requieran de emitir o de recibir un CFDI.
Uno de los requisitos del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) versión 4.0 es el nombre, código postal y régimen fiscal tanto del emisor como del receptor:
Para el caso del emisor estos datos no representan mayor problema, ya que se refieren a la persona que los expide. El problema se genera con los datos del receptor (que es la persona a favor de quien se expide la factura o recibo) y que deben ser validados contra los registrados en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Como una práctica para asegurarse de los datos correctos del receptor, se ha popularizado el solicitar la Constancia de Situación Fiscal (CSF) de la persona, que es el documento en donde constan los datos tal como están registrados en el RFC, de forma que no pueda haber lugar a dudas de que esos son los datos correctos.
Esto, sin embargo, ha generado caos y saturación de los sistemas y oficinas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) por los millones de contribuyentes que buscan obtener este documento y no tener problemas para recibir sus facturas o recibos de nóminas.
No es realmente necesario este documento o bien, tampoco es la única fuente confiable de información para la emisión del CFDI.
No es obligatorio contar con la CSF. El objetivo no es obtener la constancia, sino contar con la información correcta del RFC, que son datos que debemos tener en nuestra base, para futuras emisiones de facturación.
No es necesario que se proporcione la Constancia de Situación Fiscal, ya que el cliente o trabajador debe conoce sus datos, solo se necesita hacer una validación del RFC, dentro de la plataforma oficial del SAT, para asegurarnos que éste con el nombre de la empresa o persona, así como el código postal del domicilio fiscal.
CONSEJO: las empresas deben optar por estos procesos alternos de validación para tener una información completa de sus clientes.
Se hace consistir en los mecanismos de registro y control de las mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, con independencia de la denominación que se utilice para llevarlo
De conformidad con los artículos 28, fracción I, del CFF, en relación con el diverso 33, fracción XV, del Reglamento del citado Código, los contribuyentes tienen la obligación de contar con el control de inventarios, con base en el cual llevarán el registro sobre las mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.
No obstante lo anterior, los particulares, para acreditar la efectiva realización de las operaciones que amparan los comprobantes exhibidos a la fiscalizadora, pueden aportar pruebas documentales de las que se desprenda el sistema normalmente utilizado para la gestión eficiente de la circulación y almacenamiento de la materia prima y del flujo de información relacionado, mismas que deben ser valoradas en su conjunto por la autoridad, sin que sea válido restarles eficacia demostrativa solo por el hecho de que no se presentó un documento denominado específicamente ‘control de inventarios’, dado que lo importante es que cuenten con el o los mecanismos a través de los cuales se efectúe el registro y control de la entrada (compra) de mercancía y la salida (venta) de la misma, y que a la postre permita conocer cuánta materia prima se tiene en el almacén, ello con independencia del nombre con el que se identifique el mencionado instrumento.
